Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец и основные правила. Пошаговая инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста Журнал операциониста по форме км 4

В процессе ведения своей деятельности каждое предприятие проводит расчеты за реализованные товары или оказанные услуги. Передача средств проводится наличным или безналичным путем. И в первом случае для этого используется ККМ. В нашей статье мы рассмотрим, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, который является главным документом при выполнении таких операций.

Выполняя расчеты наличными деньгами, необходимо использовать зарегистрированную в ИФНС технику – не только сам кассовый аппарат, то и защищенную электронную контрольную ленту. Все операции должны заноситься в журнал.

Этот документ нужно отправлять на проверку в ИФНС в таких случаях, как:

Перерегистрация карточки на кассовые аппараты.
Открытие нового журнала.
Проверка со стороны ИФНС.

При этом важно отличаться использующиеся на предприятия ККМ и операционную кассу предприятия. Наличные средства, которые получаются через аппарат, должны:

Нужно учитывать средства в день поступления.
Хранящиеся в кассе средства могут быть в размере лишь «разменной монеты», которая поступает в кассу в начале дня.
Средства могут вернуть покупателю в день поступления.
Наличные нужно сдавать инкассатору в конце смены или поступать в кассу предприятия.
Должна быть закрыта в день открытия.

В случае нарушения кассовой дисциплины предприятию грозят следующие штрафы:

В размере 3-4 тысяч рублей кассиру (иному должностному лицу).
В размере 40-50 тысяч организации.

Учет кассовых данных – порядок и правила

Для любого кассового аппарата должен вестись журнал кассира-операциониста, который позволяет учитывать данные по ККМ в течение примерно 1000 рабочих (по кассе) дней. Затем нужно завести новый документ. Чтобы заменить журнал кассира-операциониста, нужно обратиться в ИФНС и предоставить такие документы, как:

Старый журнал.
Новый документ, который прошит и заверен руководителем, при этом титульный лист документа должен обязательно быть заполнен.
Паспорт на технику.
Карточки учета.
Оригинал договора с компанией, осуществляющей обслуживание ККМ.
Последний Z-отчет по кассе.
Оригинал доверенности на лицо, которое доставляет документы, который может быть заполнен в свободной форме.

При этом каждая ИФНС может потребовать и ряд других документом, потому прежде чем отправляться к ним, лучше позвонить специалистам и уточнить, что еще нужно принести.

Для чего нужен журнал и регулирование его ведения

Инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста размещена в ФЗ РФ под номером 54, который был выдан 22 мая 2003 года.

Данный закон определяет следующее:

Категории организаций, которые должны применять ККТ при проведении наличных расчетов. Есть тут и исключения: юрлица и ИП, которые уплачивают патент и единый налог на временные доходы.
Использование данных из реестра техники.
Требования к регистрации кассовой техники.
Также в документе прописаны права и обязанности ИФНС в области регистрации кассовой техники, их проверки, контроля за ведением документооборота.

Журнал кассира-операциониста нужен для учета полученных или сданных в кассу денежных средств. На основании полученных данных также определяется налоговая база:

ИП. Налог с дохода физлиц, единого налога в случае ведения деятельности по УСН.
Юрлица. Прибыль и налог, который взимается при применении УСН.

Бланк журнала кассира-операциониста

Кроме того, ККМ нередко применяются при ведении складского учета, что позволяет обеспечить материальный учет запасов в компании.

Требования к ведению и оформлению документа

Первое, что нужно помнить – журнал нужно прошить, при этом можно прошивать как сам журнал, так и отдельно его листы. Контрольный лист документа подписывает руководитель предприятия или ИП, при этом обязательно должна присутствовать расшифровка инициалов.

Если в организации есть печать, подпись нужно заверить оттиском. И тут есть один нюанс – его конец должен обязательно попасть на лист. Все листы должны нумероваться, а вот сами страницы – нет, но на них должны быть обозначения номера листа. На последнем листе нужно сделать запись, при этом ее часть должна обязательно затронуть контрольный листок: «В журнале пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов».

Заполняя журнал кассира операциониста, кассир должен обязательно:

Применять темные чернила.
Учитывать хронологию событий.
Заполнять каждую из строк на один кассовый день (данные нужно взять из Z-отчета)

Не нужно подсчитывать итоги накопительной суммы. В случае если кассир в течение смены снимал два отчета, то данный нужно записывать отдельной строкой для каждого документа. В конце смены записи заверяются подписями кассира и руководителя предприятия либо иным уполномоченным должностным лицом.

Журнал кассира-операциониста – заполнение по всем правилам

Также в титульном листе нужно указать дату начала и конце ведения книги, информацию об ответственном сотруднике, который заполняет документ. Важно отметить, что с кассиром, который будет заниматься оформлением журнала, должен быть обязательно заключен договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения документа:

Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях

Есть несколько моментов ведения данного документа при возврате средств и при эквайринге. Давайте подробно рассмотрим их, чтобы в процессе заполнения не возникло ошибок.

Здесь мы рассмотрим правила заполнения РКО и вы скачаете бланк.

Подробнее о том, как вести кассовую книгу в электронном виде, вы узнаете тут.

Что такое инкассовое поручение и как его заполнить? Здесь написано максимально подробно.

Возврат средств

Денежные средства, полученные кассиров с применением кассового аппарата, не могут храниться на предприятии или использовать после закрытия смены. Но если в течение рабочей смены вернулся покупатель, который желает вернуть средства, то деньги ему можно отдать из «ящика» ККМ. Чтобы вернуть средства, кассиру нужно оформить акт по форме КМ-3, после чего возврат проводят через кассу компании.

Есть несколько особенностей возврата товаров и получения наличных обратно:

Покупатель может вернуть продукцию, если приобретенная продукция не подошла по размерам, ассортименту, расцветке. При этом важно помнить, что данный порядок регламентирован Законом «О защите прав потребителей».
Существуют товары, которые вернуть нельзя, например, лекарственные средства и т.д. Чтобы вернуть средства на такую продукцию, необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия – на рассмотрение поданного документа и возврат требуемой суммы дается две недели.
Возврат средств наличных средств, которые получены от компании, должен проводится в день приобретения товара через кассовые аппарат, или через расчетный счет в последующие дни.

Эквайринг

Эквайринг представляет собой оплату за товар с помощью банковских карт, когда предприятие получает деньги за товар сразу на свой расчетный счет. Все проводимые средства учитывается в отдельном столбце журнала кассира-операциониста. В данном случае величина остатка Z-отчета не будет равна размеру денежной наличности в кассе.

Оплата товара по карточке

Главный минус работы по такой схеме в том, что банк-партнер, с которым заключен договор на открытие расчетного счета, снимает комиссию. Покупая товар, покупателю представляют кассовый чек.

Для возвращения средств нужно обратиться в ИП или юрлицо – средства вернуться обратно на счет клиента.

Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста

Если при заполнении документа были внесены записи с ошибками, их можно исправить. Главное – их нужно согласовать со всеми ответственными лицами, также исправления должны быть заверены их подписями и подтверждены печатью компании. Кроме того, должна быть запись «Исправлено верно».

Если правки небольшие, можно воспользоваться специальным канцелярским корректором, а вот если нужно исправить несколько строк, то это можно сделать с помощью отметки «Пропущенная строка «21.05.2016» является достоверной». Кроме того, есть еще одно важное правило: исправления должны определять оборот денежных средств за определенный период без нарушения хронологии записей.

Остались вопросы?

Это быстро и бесплатно !

Не нужно переживать делать исправления, главное, вовремя находить их, фиксировать и подтверждать по правилам. Бывает, что кассир делает записи не ручкой, а карандашом, чтобы потом их аккуратно переписать. В случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов это может привести к серьёзным проблемам и штрафам как должностному лицу, так и организации.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 предназначен для фиксирования всех финансовых потоков и учета денежных средств, которые проходят в течение дня через кассу.

В случае необходимости он может быть использован сотрудником налогового органа для сверки показаний в отчетах предпринимателя. Сам же владелец торговой точки может по нему всегда быстро определить объемы денежных поступлений за любой период.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Что это такое, для чего он нужен на предприятии

Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.

Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:

Реквизиты компании или ИП.
Коды ОКПО и ОКУД.
Данные ККМ.
Дата начала ведения.
Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.

Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.

Регистрация в налоговой

Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат , поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:

Заявление о постановке на учет ККМ.
Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
Договор аренды торговой площади.
Паспорт ККМ.
Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
Голограмму.

Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.

Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.

Информация о том, какой кассовый аппарат выбрать для ИП, приведена тут.

Кто и когда его заполняет

Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп. и вносит данные первого Z-отчета. Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.

Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир .

Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты. Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.

Правила и процесс заполнения

Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:

Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
Столбец 3. ФИО кассира.
Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
- показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
- предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
- сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.

Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:

Нюансы оформления в различных случаях

Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?

Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.

Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:

Обратившись в обслуживающую организацию . Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
Сняв фискальный отчет . Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.

Исправление ошибок

Ошибки в документе исправлять можно, но делать это следует аккуратно, черной или синей пастой или при помощи канцелярского корректора-замазки.

После каждого исправления должна стоять подпись вносящего изменения в журнал сотрудника, а также обязательная фраза: «Исправлено верно», прописанная после каждой неточности.

Прошивка и хранение

Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой. На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия. Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.

В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии. Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Заполнение журнала кассира-операциониста в 2018 году — образец заполнения, при возврате, с эквайрингом, форма КМ-4, пример, правила, инструкция, ошибки, титульный лист

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

В графе №1 — указывается текущая дата.

В графе №2 — номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 — фамилия, имя, отчество кассира — операциониста.

В графе №4 — указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.

В графе №5 — «Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика» — записывается количество продаж за смену. Показания данного счетчика печатаются на Z-отчете.

Примечание: Счетчик, показания которого, необходимо занести в графу 5 был только в ККМ без фискальной памяти. В ККМ с фискальной памятью такого счетчика нет. Ни какими нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи ККМ эту графу не заполняют.

В графе №6 — показания нарастающего итога на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня — это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.

Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика нарастающего итога. В этом случае необходимо выводить их самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 — соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 — показания счетчика нарастающего итога на конец дня.

В графе №10 — сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6.Если ККМ не указывает в Z-отчете показания счетчика нарастающего итога, то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика нарастающего итога на конец дня, и занести их в графу №9.

В графе №11 — сумму наличных денежных средств (выручку).

В графах №12 и №13 соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.

В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).

В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным, в том числе ошибочно пробитым чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 . Операция «возврат» не уменьшает сумму сменной (дневной) выручки (графа 10).

В графах №16, №17 и №18 — подписи соответствующих должностных лиц организации.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста:

Журнал кассира-операциониста. Форма КМ-4

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов. Узнать больше >>

Кассовые ордеры
Кассовая книга
Платежный ордер
Аккредитив
АО-1. Авансовый отчёт
Акт сверки взаиморасчетов
Бланк товарного чека

Документы по учету ККМ
Платежное поручение
Платежное требование
Инкассовое поручение
Книга учета денежных средств
Объявление на взнос наличными
Журнал регистрации кассовых документов

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 – это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 — онлайн программа для всех:

50 актуальных бланков документов
Торговый и Складской учёт
CRM-система для работы с клиентами
Банк и Касса
Интеграция с интернет-магазинами
Встроенная почта и отправка SMS
Отчеты в один клик

Как правильно заполнить журнал кассира

Если в журнал кассира вносят исправления, то их необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Сумма в графе 6 должна быть равна сумме в графе 9 за предыдущий день.
Сумма в графе 10 равняется сумме граф 14 и 15.

Сумма в графе 10 расчитывается так: сумма графы 9 минус сумма графы 6.

Графа 14 равняется сумме граф 11 и 13.

Графа 15 заполняется, только если возврат был сделан в день покупки или был ошибочно пробит чек.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Заполнение КМ-6 при эквайринге

Предприниматели, которые используют в работе с клиентами эквайринг, задаются вопросом, как правильно заполнить необходимую документацию. Ведь тут нет привычной кассы. Одно дело, когда работа идет с живыми деньгами. И совсем другое, когда речь идет об электронных деньгах. В этом случае требуется заполнение КМ-6 при эквайринге? Эту тему мы подробно обсудим в нашей статье.

Российское законодательство нигде не прописало правила заполнения КМ-6 при работе с пластиковыми банковскими карточками и с наличными деньгами. Получается, что такую справку следует заполнять в общем порядке. Отчет кассира-операциониста необходим для того, чтобы зафиксировать показания, которые записало за день считывающее устройство. То есть должна быть подсчитана дневная выручка фирмы.

Задаваясь вопросом,как заполнить документ, учтите следующее:

Вначале пишется адрес компании и ее название.
Далее указываются реквизиты ККМ, дата составления документа и его номер.
В таблицу заносятся показания счетчика, которые соответствуют началу и концу рабочей смены. Выручка высчитывается следующим образом: сначала берется выручка, полученная в конце рабочего дня, и из нее вычитаются те показания, которые были в самом начале дня.
Кассир указывает сумму прописью и ставит рядом с цифрой свою подпись.

Учет денежных средств населения ведется по форме № КМ- 6. Образец заполнения справки можно увидеть здесь. Этот пример поможет научить кассиров готовить документацию правильно.

Расчеты по пластиковым картам

Если расчеты ведутся с использованием современных банковских пластиковых карт, здесь есть свои нюансы, которые требуют соблюдения. В конце рабочего дня кассир записывает данные о безналичной выручке в свой журнал. Указывается, какое количество пластиковых карт прошло через аппарат считывания и точная сумма денег. Причем в своем журнале кассир всегда отдельно указывает прибыль наличными и прибыль от пластиковых карт. Ведь те денежные средства, которые поступили безналичным путем, в кассовый аппарат не попадают.

Нужно обратить внимание, что такая справка кассира заполняется ежедневно, в конце дня. Если деньги возвращались покупателям, то этот факт тоже указывается в справке. Возвращаются человеку деньги только в том случае, если он отдал чек. Причем чек должен быть приобретен только в этот же день. После этого должен быть составлен акт возврата, который прилагается к форме № КМ-6.

В заключение

В 2017 году многие фирмы и индивидуальные предприниматели стали переходить на эквайринг как наиболее удобную систему для клиентов и самой организации. Но, используя данную систему, не стоит забывать об отчетных документах. Они проверяются контролирующими органами, и, если бумаги не в порядке, штрафных мер не избежать.

Статья написана по материалам сайтов: vesbiz.ru, znaydelo.ru, pl-e.ru, class365.ru, zhazhda.biz.

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Важно! В случае осуществления возврата денег по ранее пробитому в этом же дне чеку, составляется акт на списание, который обязательно отражается в журнале и хранится вместе с ним.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму . Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер - это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось - здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами - кассиром, администратором и руководителем.

Нюансы ведения журнала

Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами - получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.

Журнал кассира-операциониста образец заполнения скачать Excel.

Унифицированная форма КМ-4 - один из кассовых документов, оформляемых кассиром. О том, когда требуется заполнять эту форму, как правильно это сделать и где можно найти бланк унифицированной формы КМ-4, мы расскажем в настоящей статье.

Получаем наличную выручку: что нужно знать кассиру

Работать с наличкой приходится и крупным, и мелким налогоплательщикам. В некоторых разрешенных законом случаях при приеме наличных денег кассир не пробивает кассовый чек, и у налогоплательщика может отсутствовать ККТ. Но значительная часть плательщиков налогов все же вынуждена работать с кассовой техникой.

ВАЖНО! Требование об обязательном применении ККТ при работе с наличными деньгами содержится в п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Работать с ККТ — это значит подчиняться всем установленным нормативными документами правилам и оформлять все необходимые кассовые документы и отчеты. Нарушение этих правил приводит к штрафным санкциям.

Подробнее о том, к чему готовиться налогоплательщику, если он не соблюдает правила работы с кассовой техникой и нарушает кассовую дисциплину, см. в материале .

Одной из форм, применяемых при работе на кассовых аппаратах, оснащенных ЭКЛЗ, является КМ-4 «Журнал кассира-операциониста», утвержденная постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

С середины 2016 года с внесением поправок в закон № 54-ФЗ эта форма перестала считаться обязательной и может быть заменена на аналогичный документ свободной формы. А с изъятием из употребления касс, оснащенных ЭКЛЗ, в связи их с заменой на онлайн-кассы (с 01.07.2017) форма КМ-4 становится ненужной, поскольку все необходимые сведения будут накапливаться и сохраняться в фискальном накопителе, позволяющем сформировать отчет аналогичного характера за каждую смену (см. письмо Минфина от 16.06.2017 № 03-01-15/37692). Хотя при желании такой документ дополнительно можно создавать и вручную, в т. ч. используя для этого унифицированную форму КМ-4, в которой в отношении онлайн-кассы не будут заполняться данные, не возникающие при работе с ней.

Заполняем форму КМ-4

Журнал формы КМ-4 заполняется кассиром на момент завершения смены (что для кассы с ЭКЛЗ фиксируется снятием Z-отчета) и служит для отражения показаний счетчиков ККМ (для кассы с ЭКЛЗ) и данных о наличной выручке. Всего в нем содержится 18 граф, в которых отражается следующая информация:

о дате заполнения (графа 1);
о номере отдела (графа 2);
о фамилии кассира (графа 3);
о номерах контрольных счетчиков (графы 4-5);
о номерах суммирующих счетчиков на начало и конец рабочего дня (графы 6, 9);
о сумме полученной за смену наличной выручки (графа 10);
сколько сдано наличных (графа 11) и количество безналичных платежей — оплата картами, чеками и др. (графа 12);
общая сумма (графа 13);
сумма безналичных и наличных платежей без учета возвратов (графа 14);
сумма возвратов (графа 15);
подписи ответственных лиц — кассира, старшего кассира, директора (графы 16-18).

Скачать бланк формы КМ-4 можно на нашем сайте.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 - это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию