При работе компании в оптовом сегменте B2B почти всегда возникает потребность отпускать товар в кредит. Рано или поздно постоянный контрагент просит рассрочку платежа или скидку, мотивируя нехваткой у них оборотных средств. Чтобы не потерять клиента на конкурентном рынке менеджеры по продажам неизбежно идут ему навстречу. А почему бы и нет? Ведь у партнера есть склады с товаром и банковские счета, не может же фирма покупатель бесследно исчезнуть.

Управленческий учет задолженности

Компании, зарекомендовавши е себя как надежные плательщики, получают преференции в виде повышения кредитного лимита. Тем не менее иногда система дает сбой и «просрочка» достигает критических объемов. Особенно когда дела на рынке товаров предлагаемых компанией идут «не очень». Тогда у руководителей компании-поставщ ика возникает потребность в отслеживании динамики долговых обязательств. Штатные возможности 1С:Управление торговлей редакция 11.0 позволяют формировать отчет о просроченной дебиторской задолженности. Эту процедуру мы и рассмотрим в нашей статье.

1C Управление торговлей редакция 11.0
Программный продукт, созданный для повышения эффективности работы торгового бизнеса. Включает следующие компоненты:

• Модуль CRM;
• Модуль управления продажами различных профилей;
• Модуль по управлению закупками;
• Блок отслеживания складских запасов;
• Блок управления денежными потоками;
• Модуль по учету затрат, включая налоги;
• Модуль по проведению мониторинга и анализа торговой деятельности

Комплекс ПО «1С Управление торговлей редакция 11.0» оснащен интуитивно понятным интерфейсом и позволяет моментально сформировать нужный отчет. Сначала поговорим как задать лимиты по дебиторской задолженности в самой программе, а затем рассмотрим как посмотреть дебиторскую задолженность в 1С.

Можно избежать единовременных затрат на приобретение лицензии на 1C — управление торговлей. Теперь 1С позволяет своим партнерам продавать продукт с арендой рабочего места без единовременного платежа за лицензию (на т.н облачных серверах). Абонентская плата считается на каждого пользователя отдельно и начисляется ежемесячно. Предложение ориентировано на тех пользователей, которые хотели бы оценить работу программы и ее нужность в деле и пока не готовы переплачивать за лицензию.

Настройка «лимитов доверия» по договорам

Чтобы при работе с новым клиентом минимизировать возможные потери, установим ему кредитный лимит в пределах договора. Высока вероятность, что в системе еще не включено ведение договоров. Тогда с установкой лимитов ничего не получится. Поэтому сперва удостоверимся, что нужные настройки уже присутствуют в системе. Через меню (туда можно попасть через красную иконку с желтой каемкой в левом верхнем углу окна) заходим в «НСИ и администрировани е». Нас интересует подпункт «Настройки разделов» — «Продажи».

Открываем в списке верхний подпункт «Оптовые продажи»:

В открывшемся обилии настроек нас интересуют только две галочки:

• Ставьте «Договоры с клиентами»;
• Если еще не отмечено следует также установить галочку «Заказы клиентов».

Теперь переходим к установлению лимитов на отгрузку и ограничению задолженности по вновь созданным договорам. Заметим также, что редактировать «кредитный лимит» и запрет на отгрузку по просроченной задолженности можно и по уже действующим договорам. Процедура ничем не отличается.

В меню «НСИ и администрировани е» в разделе «НСИ» выбираем подпункт «Партнеры»:

Зададим лимит по договору для нашего нового клиента — компании «Икар» из Москвы (как говорится — все совпадения случайны):

Из контекстного меню по правому щелчку мыши выберем пункт «Edit» — в русскоязычной версии «Редактировать»:

Переходим на вкладку «Договоры» и выбираем «Create» — «Создать»:

Поскольку информация непосредственно по договору нас сейчас не интересует — переходим на вкладку «Расчеты». Здесь мы можем задать сумму задолженности при которой прекращать отгрузку и запретить отгрузку при наличии просроченной задолженности:

Настройки параметров просроченной задолженности

Чтобы узнать, кто нам должен и в течение какого периода, для начала надо установить категории предприятий-долж ников в днях с момента поставки.
Первым делом заходите под учеткой с правами Администратора в базу.
Нас интересует раздел «НСИ и Администрировани е», открывается перечень категорий и их подпунктов. Жмем подпункт «Предприятие» в «Настройке параметров системы»:

Выбираем вкладку «Организации»:

В раскрывающиеся списке выбирайте самый нижний пункт «Настройка классификации задолженности». Откроется окно «Интервалы задолженности»:

Здесь мы можем видеть интервалы, по которым система классифицирует должников:

• «Легкие», когда получатель товара «забывает» оплатить в течение пары недель;
• «Тяжелые» — оплаты нет свыше 60 дней (и вряд ли будет).

Редактировать можно нижнюю границу каждого из периодов. Также возможно удалить несколько периодов и задавать интервалы начать сначала:

Мы настроили классификатор должников. Переходим к основной теме нашего повествования — как посмотреть дебиторскую задолженность в 1с .

Виды отчетности по должникам

В системе есть несколько видов отчетов по задолженности. Заходите в меню через иконку и выбирайте подраздел «Все отчеты»:

В поле поиска укажите «Задолженность» и нажмите кнопочку искать:

Нас интересуют такие отчеты:

• «Задолженность клиентов»;
• «Анализ задолженности по срокам».

Чтобы открыть отчет «Задолженность клиентов» в левом верхнем углу нажмите кнопку «Открыть»:

В открывшемся диалоговом окне нажимаем «Сформировать»:

Табличка наглядно отобразит:

• В первой колонке наименование клиента (кликабельно, можно просмотреть дату заключения договоров и общую информацию о должнике);
• Во второй система выдаст долг.

Через верхнюю вкладку вернемся на все отчеты и также сформируем отчет «Анализ задолженности по срокам»:

В появившимся окне по желанию задать организацию, по которой будем делать выгрузку и период. По умолчанию при нажатии кнопки «Сформировать» программа будет шерстить по всем должникам:

Результат представляет собой табличку с % от совокупного долга по каждой компании, а также интервал задолженности.

Мы рассмотрели установку лимитов и формирование отчетности по дебиторской задолженности для 1С управление торговлей. С помощью этого инструмента руководители компании могут своевременно отслеживать динамику роста задолженности и отслеживать ее структуру по клиентам.

Отчет дебиторской задолженности в «1С:Управление торговлей ред.11» строится на основании данных регистра накопления «Расчеты с клиентами по документам». В данном регистре последовательно отражается связь документов отгрузки/выполнения работ в адрес клиентов и поступление оплаты от покупателей.

Например, произвели отгрузку – провели документ «Реализация товаров услуг». В этот момент в регистр «Расчеты с клиентами по документам» внесена запись с видом движения «Приход», в поле Расчетный документ установлена ссылка на документ продажи.

Позднее пришла оплата от покупателя, например, документ «Поступление безналичных денежных средств». По логике – эта оплата должна закрыть долг клиента по выполненной ранее отгрузке. При проведении документа в регистр будет внесена запись с видом движения «Расход», у которой в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на документ «Реализация товаров услуг». Таким образом, программа «1С:Управление торговлей», согласно прописанной логике, видит долг клиента за выполненную отгрузку и закрывает его.

Если клиент произвел оплату больше чем отгрузка, то в регистре будет еще одна запись, но в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на этот же документ оплаты. В результате в следующий раз при проведении документа «Реализация товаров услуг» в регистр будет помещена запись и в поле «Расчетный документ» будет установлена ссылка на документ оплаты – т.е. теперь производится зачет ранее поступившей оплаты от покупателя.

И таким вот образом чередуя ввод документов поступление и реализация производится накопление информации по состоянию дебиторской или кредиторской задолженности с покупателями в программе «1С:Управление торговлей».

Актуализация данных расчетов.

Практика работы любой компании включает в себя такой момент, как несвоевременное отражение операций в учетной программе «1С:Управление торговлей» . На это могут быть разные причины, но главное следствие – учетные регистры информационной базы содержат не достоверные и не корректные записи.

Поэтому иногда требуется выполнять актуализацию данных учетных регистров информационной базы.

Для этих целей в отчете «Дебиторская задолженность по расчетным документам» существует кнопка «Актуализировать расчеты» . При выполнении этой команды программа анализирует текущее состояние регистров, проведенных документов, точки актуальности и выполняет дополнительное проведение документов.

Но даже после этого возможны не корректные данные в информационной базе. Для решения этой проблемы мы советуем поступить следующим образом:

• Определить клиента, данные по которому Вам кажутся не корректными
• Открыть любой из ранних документов этого клиента – отгрузка или поступление оплаты
• Отменить проведение данного документа и снова провести
• Перепровести все документы по этому клиенту
• Вновь выполнить операцию «Актуализировать расчеты»

В основном это помогает решить проблему актуальности данных в регистре накопления и, как следствие, отчет «Дебиторская задолженность по документам» формируется корректно.

Кредиторская и дебиторская задолженность - неизбежное следствие работы предприятия. Первая обозначает долги организации перед другими компаниями, вторая - долги предприятий перед организацией. Возникают такие обязательства при разрыве сроков платежей со временем получения товара. Они включаются в расчёты между предприятиями. Задолженности обязательно следует фиксировать. Необходимо это для правильной организации работы компании, уплаты налогов.

Составление отчёта по задолженности дебиторов

Отчёт требуется составлять в два этапа. Сначала требуется оформить сводку дебиторской задолженности, и лишь затем можно приступить к основной части работы.

Оформление сводки

Сводка составляется для управленческих целей. Она касается всех имеющихся обязательств кредиторов. В неё входят следующие данные:

• Данные о покупателе и продавце;
• Сроки оплаты;
• Сведения о предмете обязательств (продукте);
• Дата оплаты согласно договору.

Это лишь основной перечень информации. В документ, при необходимости, могут быть включены дополнительные сведения. Ответственность за подготовку сводки ложится на финансовый отдел. Составляется она на основании следующих данных:

• Договор купли-продажи на продукт , являющийся предметом обязательств;
• Счета, накладные , свидетельствующие о факте покупки-продажи;
• Документы , подтверждающие оплату товара;
• Карточки по бухгалтерским документам , где указаны данные о проведённой операции;
• Акты инвентаризации ;
• Бухгалтерские документы с финансовой отчётностью.

Сводка будет полезна сотрудникам отдела сбыта. Она используется для оптимизации кредитной политики, работы с клиентами. Согласно её данным можно устанавливать выгодные для компании лимиты на оплату, которые снизят риск просрочки платежей. На основании сводок определяется платёжеспособность клиентов, на основании чего производится их ранжирование.

Ответственность за подготовку сводки ложится на финансовый отдел.

Оформление отчёта

Отчёт по дебиторской сумме долгов представляет собой документ, предполагающий сведение всех сводок. Он отображает количество предоставленных кредитов за определённый срок, объёмы отсроченных платежей. Ответственность за оформление документа ложится на финансовый отдел или менеджеров компании. Периодичность составления может быть разной: раз в неделю, раз в месяц.

Данные о задолженности в отчётности группируются. Основанием для группировки могут быть следующие критерии:

• Тип товара;
• Группа покупателей;
• Группа продавцов.

Отчёт, основанием которого является дебиторская задолженность, имеет следующие формы, в зависимости от рода долга:

• Обязательства в форме денежных средств;
• Обязательства в форме бартера;
• Просроченные обязательства в форме бартерного обмена или в деньгах.

Стандартная информация, которая должна быть включена в отчёт:

• Данные о товаре, покупателе;
• Сроки погашения (для них существует специальная группировка, к примеру: до месяца, больше года);
• Начисленная сумма процентов.

В документе также указываются затруднения со взиманием обязательств, если они имеются. Это основные данные, которые требуется указать. Однако в документе могут содержаться дополнительные сведения, если на то есть необходимость. К примеру, указание дополнительной информации характерно для бартерных сделок.

Отчётный документ, предметом которого является дебиторская задолженность, используется финансовым отделом для организации грамотного взимания обязательств, определении кредитной политики.

Отчёт позволяет юридическому отделу определить фронт работ по взиманию долгов. На основании документа бухгалтерский отдел отслеживает поступление выплат дебиторов.

Отчётный документ по дебиторской задолженности позволяет руководству компании:

• анализировать динамику производства,
• корректировать объёмы закупок.

Оформление документа по кредиторским долгам

Перед тем, как составить отчёт, касающийся кредиторской задолженности, требуется также оформить сводку. Оформление её почти аналогично оформлению документа по дебиторской задолженности. Здесь также указываются данные о товаре, клиенте, заключённом договоре. Составляется бумага финансовым отделом.

После оформления сводки можно приступить к составлению отчётности. Отчёт, относящийся к кредиторской задолженности, представляет собой сводный документ. В него включены данные о закупках с отсроченной кредиторской выплатой или непогашенными обязательствами. Ответственность за его составление ложится на финансовый отдел.

Как и в варианте с дебиторской выплатой, документы подразделяются на группы в зависимости от формы оплаты: бартерные сделки, выплаты в виде денежных средств.

Документ, касающийся кредиторской выплаты, используется для контроля над погашением долга, отслеживания сроков кредиторской задолженности, планирования оттока средств предприятия, анализа политики по закупкам.

Что делать, когда возникает ? Порядок работы с просрочкой изложен в одной из наших статей.
Отчёт о оценке дебиторской задолженности вместе с оценочными методами.

Как использовать отчётность?

Документ по кредиторской и дебиторской выплате позволяет отследить в любое время состояние расчётов с партнёрами, сотрудниками предприятия. Это обязательно для осуществления управленческой деятельности, планировании кредитной политики. Отчёт, касающийся кредиторской и дебиторской выплаты, помогает контролировать следующие функции:

Документ является обязательным при работе предприятия. Это не просто формальность, ведь на основе этой бумаги принимаются ключевые управленческие решения, отлеживаются общие показатели компании. Она позволяет не допустить кризисного положения и способствует грамотной организации деятельности на основе чётких показателей.

Документ является обязательным при работе предприятия.

Система организации бюджета

Система бюджетирования является составляющей программы 1С: Предприятие. Создана она для создания бюджета. Однако на её основе можно выполнять требующуюся отчётность. Для этого в ней имеются следующие функции:

1. Формирование прогнозов на предмет финансового состояния предприятия на основе анализа имеющихся данных;
2. Получение финансовых отчётов, управленческого баланса на основании объективных показателей, что позволяет производить анализ прибыли, сравнение её с предыдущими показателями;
3. Сопоставление бюджетов;
4. Выполнение анализа на предмет существующих отклонений;
5. Соотнесение показателей за разные периоды;
6. Сравнение долгов дебиторов и обязательств перед кредиторами по трём временным отрезкам, анализ конечной суммы.

Система позволяет выстраивать отчётность произвольного вида, где будут заданны все дополнительные данные, если это требуется. Возможно формирование структуры с указанием сроков. В программе имеются формулы для расчёта данных показателей.

Программа 1С — удобный инструмент для бухгалтера, при помощи которого можно быстро получать требующийся:

• анализ,
• графики,
• структуры.

Отчётный документ по разным типам задолженностей является путеводным маяком для всех организаций. Он способствует быстрой работе, взвешенному принятию решений.

Смотрите видео о том, как составить отчётную бумагу по дебиторской задолженности в программе 1С:

Обязательно документ составляется в тех организациях, где имеется кредитная политика или задолженности перед кредиторами. Перед составлением его необходимо оформить сводку.

Отчётность представляет собой сводный документ, из которого можно вычленить общую картину. Периодичность его составления зависит от индивидуальных нужд организации. К примеру, бумага может составляться раз в месяц. Оформить ее можно при помощи программы 1С.